Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas, y por las personas privadas gestoras de servicios públicos en lo relacionado con esa gestión (artículo 49.2 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español). También forman parte los documentos con más de cuarenta años de determinadas entidades privadas, como las políticas, sindicales, religiosas, culturales o educativas, y los de más de cien años de cualesquiera otras entidades o personas físicas (artículos 49.3 y 49.4).