Supuesto 1. Ciclo vital y transferencia (nivel C1/C2)
muestra realSupuesto de auxiliar: decidir el tratamiento de una serie en función de su fase de ciclo vital. Decide cada paso antes de leer el feedback.
Una unidad administrativa de un ayuntamiento tiene en su archivo de oficina expedientes de licencias de obra de hace quince años. Ya no se tramitan, pero la unidad los conserva por si acaso. ¿En qué fase del ciclo vital están?
La fase la decide el USO, no la antigüedad ni el lugar físico. El trámite terminó, así que ya no es gestión corriente; y todavía no ha sido objeto de valoración para pasar a histórico. Es la edad intermedia: su sitio natural es el archivo central o intermedio, mediante transferencia con relación de entrega. El soporte no cambia la regla: el ciclo vital aplica también a los documentos electrónicos.
¿Qué trámite es imprescindible para que esa serie pase de la oficina al archivo central?
La transferencia es el acto de entrega formal de la custodia y exige relación de entrega: sin ella no hay trazabilidad de qué se recibe ni de qué series. La eliminación nunca es previa a una transferencia (requiere valoración), y la descripción ISAD-G es posterior y por niveles, no un requisito de la transferencia.
El archivo central recibe la transferencia y detecta que la relación de entrega no coincide con el contenido de las cajas. ¿Qué hace?
La relación de entrega es el instrumento que fija la responsabilidad de la custodia. Si no coincide con el contenido, no se puede asumir la transferencia: se devuelve a la unidad productora para que la rectifique. Aceptarla y corregirla por la cuenta del archivo rompe la trazabilidad, que es exactamente lo que la relación protege.